Disponibilidad

El concepto fundamental de oficina parte del lugar físico de trabajo. La palabra Oficina proviene del latín officium. Podríamos definir una oficina como el lugar donde se encuentran todos los útiles necesarios para poder realizar un oficio. Pese a que cada vez las sociedades tienen una mayor fuerza de trabajo mental no podemos restringir la oficina a las profesiones en las que habitualmente pensamos que pasan su jornada laboral delante de un ordenador con una silla y una mesa. La oficina es el lugar de trabajo. Si el trabajador es por ejemplo mecánico de automóviles el lugar de trabajo sería el taller, ya que es allí donde tiene todas las herramientas necesarias para poder arreglar un vehículo. Si las herramientas básicas de ese taller se pueden meter en una furgoneta y el profesional puede arreglar un vehículo en mitad de la carretera estaríamos ya hablando de una oficina móvil. En este ejemplo sería un taller móvil.

Por tanto y de forma genérica, en una oficina móvil todo el material de trabajo tiene que estar accesible desde cualquier lugar y en todo momento. Uno de los requisitos imprescindibles para un trabajador nómada es poder seguir con su trabajo desde el punto en el que lo había dejado en otra ubicación y poder hacerlo en cualquier sitio. 

Si hablamos de profesiones en las que es necesario el acceso a datos y las comunicaciones es necesario disponer además de una conexión a Internet de al menos uno de los siguientes dispositivos: smartphone, tablet o un ordenador portátil. En el caso de que no se pueda disponer de conexión a Internet hay que tener prevista la posibilidad de trabajar desconectado y que cuando se recupere la conexión se puedan sincronizar las tareas realizadas. Esto nos lleva al siguiente punto.

 

Hacia una oficina móvil

Para disponer de una oficina móvil es necesario que tanto en los dispositivos como en las rutinas de trabajo se puedan realizar con las siguientes condiciones: Disponibilidad, Sincronización, Seguridad y Colaboración. No siempre es imprescindible que se den los pasos de forma simultánea en todas las acciones pero han de estar previstos, configurados y probados para cuando sean necesarios. 

Oficina móvil:

  1. Disponibilidad
  2. Sincronización
  3. Seguridad
  4. Colaboración

 

Introducción (a la Oficina Móvil)

Este libro empezó como un post. Un artículo para un blog. Luego pasó a ser un reportaje dividido en varios posts y con el tiempo se convirtió en una sección fija del blog. Ahora con contenidos inéditos será un libro que he ido redactando, ampliando y resumiendo en los últimos años. Este post formará parte de un libro.

Este libro que tienes en tus manos se ha escrito durante muchos ratos en viajes, salas de espera de dentistas, retrasos en aeropuertos y en esas incómodas sillas de estaciones de autobuses de pequeñas ciudades y pueblos de cualquier parte del mundo.

No se trata únicamente de experiencias vividas en mis propias carnes. En estas páginas voy a ir recopilando todas las que me han ido contando a lo largo de los años cientos de profesionales de distintos campos a los que he ido haciendo siempre la misma pregunta: ¿cómo haces para trabajar desde cualquier sitio?

¿Qué es oficina móvil?

Antes de abordar los dispositivos y servicios que nos permiten realizar nuestro trabajo independientemente de la ubicación hay que definir algunos conceptos y aclarar lo que entendemos por oficina móvil. De forma básica sería el conjunto de herramientas y servicios que permiten realizar cierto tipo de trabajos en cualquier momento y lugar. Si se amplía la definición habría que diferenciar entre lo que podríamos definir como la oficina nómada y por otra parte, la posibilidad de seguir trabajando cuando se abandona el lugar de trabajo habitual. En muchas empresas hay un día a la semana o bien cuando el empleado lo solicita, que es posible no acudir al lugar de trabajo y realizar sus tareas desde casa. 

En este libro nos vamos a centrar más en la oficina nómada orientada al perfil del profesional autónomo, al trabajador independiente y al teletrabajador pero la mayoría de las utilidades y consejos que se abordan en estas páginas pueden servir perfectamente para cualquier profesional que realice trabajo de oficina y necesite trabajar en cualquier lugar.

Después de 20 años de experiencia trabajando a distancia para clientes a los que apenas he visto, quiero compartir todas esas anécdotas, trucos y consejos para que puedas lograr que tu oficina sea completamente móvil.

Nota: este documento y los de la categoría Oficina Móvil están en desarrollo y por tanto sometidos a cambios. Si quieres hacer una sugerencia o has visto un error puedes ponerte en contacto conmigo. Gracias.

Mensajes de voz para facilitar el teletrabajo

YAC chat

Cada vez pasamos más horas en chats de trabajo remoto en aplicaciones como Slack. Hasta 9 horas los usuarios profesionales. La alternativa o mejor dicho, el complemento puede ser volver a los mensajes de voz al estilo de WhatsApp. Una startup llamada YAC ofrece precisamente ese servicio para agilizar la comunicación en equipos remotos con mensajes asíncronos.

Más información en Retina y en Yac.chat.